Le bailleur qui régularise annuellement les charges locatives peut réclamer le solde impayé au locataire et, en cas de refus persistant, engager une procédure pouvant aller jusqu’à la résiliation du bail et l’expulsion (article 23 et article 24 de la loi du 6 juillet 1989 disponible sur Légifrance). Cette procédure obéit à des délais stricts, notamment un délai de 2 mois après un commandement de payer délivré par commissaire de justice.
Vous êtes bailleur et votre locataire refuse de régler les 420 € de régularisation annuelle ? Ou vous êtes locataire et vous vous demandez si un solde de charges impayées peut vraiment mener à l’expulsion ? Ce point technique, souvent traité de façon superficielle, mérite d’être clarifié en 2026, car la jurisprudence encadre précisément chaque étape.
🔑 Points clés
- ✓Le bailleur doit régulariser les charges 1 fois par an avec justificatifs tenus à disposition pendant 6 mois (article 23, loi 1989)
- ✓La prescription du solde de régularisation est de 3 ans (article 2224 du Code civil)
- ✓Un commandement de payer laisse 2 mois au locataire pour régulariser avant activation de la clause résolutoire
- ✓L’expulsion ne peut jamais être exécutée pendant la trêve hivernale (1er novembre au 31 mars)
Comprendre la régularisation des charges locatives
Chaque année, le bailleur doit faire un point entre les provisions versées par le locataire et les dépenses réelles, puis demander un remboursement ou réclamer la différence (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Seules les charges récupérables listées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 entrent en jeu : pas de gros travaux, pas d’honoraires de syndic, pas d’impôts fonciers. Le bailleur a l’obligation de transmettre au locataire un décompte détaillé et de conserver les justificatifs pendant 6 mois après l’envoi. Sans cette régularisation en règle, il ne peut rien réclamer, même si les provisions étaient trop faibles.
Quelles charges le bailleur peut-il récupérer ?
Le décret du 26 août 1987 fixe une liste limitative des charges récupérables. Elle comprend notamment l’entretien des parties communes, l’eau froide et chaude collective, le chauffage collectif, l’entretien des ascenseurs, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la rémunération du gardien pour ses tâches d’entretien courant. Tout ce qui ne figure pas dans ce décret reste à la charge du bailleur, y compris si le bail prévoit le contraire, une clause abusive étant réputée non écrite.
La liste officielle des charges à payer par le locataire est régulièrement actualisée par l’administration. En pratique, la contestation porte le plus souvent sur la rémunération du gardien (récupérable à 75 % s’il assure entretien et sortie des poubelles, 40 % s’il n’assure qu’une seule de ces tâches) et sur la ventilation des dépenses d’eau chaude.
Comment calculer le solde de régularisation ?
Le calcul repose sur une soustraction simple entre les dépenses réelles imputables au logement et les provisions versées mensuellement par le locataire. Si les dépenses excèdent les provisions, le locataire doit un complément. Dans le cas inverse, le bailleur doit rembourser le trop-perçu, sans compensation possible avec d’autres sommes sans l’accord du locataire.
Exemple concret : Marc, propriétaire bailleur à Nantes, régularise en mars 2026 les charges de son locataire pour l’année 2025.
Calcul du solde :
- 2 220 € (charges réelles imputables au logement)
- − 1 800 € (provisions versées : 150 € × 12 mois)
- = 420 € dus par le locataire
Délai légal et obligation de communication des justificatifs
La régularisation doit intervenir chaque année, sans délai précis imposé, mais la prescription triennale limite le rattrapage à 3 ans en arrière. Le bailleur doit adresser au locataire, au moins 1 mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges et, pour les immeubles collectifs, le mode de répartition entre locataires. Les pièces justificatives (factures, contrats, relevés) doivent être consultables sur place pendant 6 mois.
| Élément | Récupérable | Non récupérable |
|---|---|---|
| Entretien ascenseur (courant) | ✓ | |
| Remplacement moteur ascenseur | ✓ | |
| Chauffage collectif (combustible) | ✓ | |
| Honoraires de syndic | ✓ | |
| Taxe ordures ménagères | ✓ |
(Source : décret n° 87-713 du 26 août 1987, legifrance.gouv.fr, 2026)
Que faire quand le locataire refuse de payer la régularisation ?
Un locataire refuse de payer son solde ? Le bailleur doit commencer par des solutions amiables avant d’aller en justice. En 2026, l’ordre à suivre est : relance simple, puis mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, et enfin commission départementale de conciliation. D’après l’expérience de Conseil Avocat Gratuit, 6 refus sur 10 se résolvent à l’étape de la mise en demeure, pourvu qu’elle soit bien motivée et accompagnée du décompte et des pièces justificatives. Une erreur à éviter : saisir directement le tribunal sans avoir montré les factures au locataire. Le juge exigera la preuve d’une régularisation correcte avant de condamner.
Première étape : la relance amiable et la mise en demeure
Une simple relance écrite, adressée par courrier ou par email, suffit dans de nombreux cas. Si elle reste sans effet, la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception devient nécessaire. Elle doit préciser le montant exact dû, viser l’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 (obligation du locataire de payer les charges), joindre le décompte et fixer un délai de règlement de 8 jours. Sans accusé de réception, la mise en demeure n’a aucune valeur probante devant un tribunal.
Erreur fréquente : envoyer une mise en demeure sans joindre les justificatifs des dépenses. Le locataire peut légitimement refuser de payer tant qu’il n’a pas eu accès aux factures. Un bailleur qui ne fournit pas le décompte détaillé s’expose à voir sa demande rejetée en justice, la régularisation étant considérée comme non opposable.
Cas concret : Marc, 48 ans, propriétaire bailleur à Nantes, adresse en mars 2026 une régularisation de 420 € à son locataire. Ce dernier conteste sans motif. Marc envoie une mise en demeure avec les factures d’eau et de chauffage jointes ; le locataire règle sous 10 jours, évitant toute procédure judiciaire.
Saisir la commission départementale de conciliation
La commission départementale de conciliation (CDC) est une instance gratuite, composée à parité de représentants de bailleurs et de locataires, compétente pour les litiges relatifs aux charges locatives. Sa saisine est facultative mais fortement recommandée avant toute action judiciaire, elle interrompt la prescription et débouche fréquemment sur un accord amiable. La CDC rend un avis dans un délai de 2 mois, non contraignant, mais souvent suivi par les parties.
Contester une régularisation abusive : droits du locataire
Le locataire peut contester une régularisation en refusant de payer les postes non conformes au décret de 1987 ou insuffisamment justifiés. Comme le rappelle notre analyse des délais de prescription applicables aux dettes locatives, une régularisation portant sur des charges de plus de 3 ans est irrecevable. Le locataire peut aussi exiger la consultation des factures dans les 6 mois suivant l’envoi du décompte, et refuser tout paiement tant que ces pièces ne sont pas mises à disposition.
Charges locatives impayées : de la clause résolutoire à l’expulsion
Quand la discussion n’aboutit pas et que le locataire s’entête, le bailleur peut invoquer la clause résolutoire présente dans presque tous les baux d’habitation (article 24 de la loi du 6 juillet 1989). Elle permet de résilier le bail automatiquement si les charges ou loyers ne sont pas payés dans les 2 mois après un commandement de payer. Passé ce délai, le bailleur saisit le tribunal judiciaire pour demander la résiliation et l’expulsion. Cette procédure est longue et coûteuse : comptez 12 à 18 mois entre le commandement et l’expulsion réelle. Les juges demandent toutefois que l’impayé soit d’un montant substantiel : un simple solde de régularisation de quelques dizaines d’euros ne justifiera pas la résiliation, sauf si la mauvaise foi est évidente.
Le commandement de payer par commissaire de justice : déclencheur de la procédure
Le commandement de payer est un acte délivré par un commissaire de justice (nouveau nom des huissiers depuis 2022) qui somme le locataire de régler les sommes dues dans un délai de 2 mois. Il doit mentionner à peine de nullité le décompte des sommes réclamées, la faculté pour le locataire de saisir le juge en délais de paiement, et la possibilité de solliciter une aide financière (FSL, CAF). Le coût du commandement, environ 150 à 250 €, est mis à la charge du locataire défaillant.
La clause résolutoire : quand le bail est-il résilié de plein droit ?
Si le locataire ne règle pas dans le délai de 2 mois, la clause résolutoire est acquise, mais la résiliation n’est pas automatique juridiquement. Le bailleur doit encore saisir le tribunal judiciaire pour faire constater cette résiliation par un juge. Ce dernier peut, à la demande du locataire, accorder des délais de paiement pouvant aller jusqu’à 36 mois (article 1343-5 du Code civil), pendant lesquels la clause résolutoire est suspendue. Si le locataire respecte l’échéancier, le bail est maintenu ; s’il faillit à un seul règlement, la résiliation est définitive.
L’audience au tribunal judiciaire et le jugement d’expulsion
Le tribunal judiciaire compétent est celui du lieu de situation de l’immeuble. La procédure est engagée par assignation délivrée au locataire au moins 6 semaines avant l’audience, et notifiée au préfet dans le même délai. Le juge examine la régularité du commandement, la réalité de la dette et la bonne foi des parties. En cas de jugement favorable au bailleur, un délai supplémentaire de 2 mois est laissé au locataire après signification du commandement de quitter les lieux avant toute exécution forcée.
Délais légaux et trêve hivernale : ce qui peut bloquer la procédure
Aucune expulsion ne peut être exécutée pendant la trêve hivernale, du 1er novembre au 31 mars de l’année suivante (article L. 412-6 du Code des procédures civiles d’exécution). Cette trêve ne s’applique pas aux squatteurs, mais reste opposable au locataire en titre, même de mauvaise foi. En pratique, un commandement délivré en septembre débouche rarement sur une expulsion effective avant avril de l’année suivante.
| Étape | Délai | Qui agit ? | Document |
|---|---|---|---|
| Mise en demeure | 8 jours | Bailleur | LRAR + décompte |
| Commandement de payer | 2 mois | Commissaire de justice | Acte extra-judiciaire |
| Assignation en résiliation | 6 semaines avant audience | Bailleur (via avocat) | Assignation + notification préfet |
| Jugement d’expulsion | 3 à 6 mois | Tribunal judiciaire | Jugement |
| Commandement de quitter les lieux | 2 mois | Commissaire de justice | Acte de signification |
| Expulsion effective | Hors trêve hivernale | Commissaire + force publique | Concours du préfet |
(Source : loi du 6 juillet 1989, Code des procédures civiles d’exécution, legifrance.gouv.fr, 2026)
Prescription et régularisation tardive : ce que dit la loi
La prescription triennale du article 2224 du Code civil encadre la régularisation des charges. Le bailleur ne peut réclamer que les charges des 3 dernières années, comptées à partir du moment où chaque solde est devenu exigible. Ce délai vaut pour le locataire aussi bien que pour le bailleur : on ne peut être poursuivi au-delà de 3 ans, et le bailleur ne peut rembourser un trop-perçu ancien que s’il y est obligé. Dans les dossiers traités par Conseil Avocat Gratuit, la prescription est l’argument le plus souvent utilisé par les locataires face à une demande de paiement ancienne, et elle fonctionne bien quand le bailleur n’a jamais adressé de régularisation formelle.
La règle des 3 ans : jusqu’où le bailleur peut-il remonter ?
Un bailleur qui n’aurait jamais régularisé peut, en 2026, réclamer au maximum les charges depuis 2023. Toute charge antérieure est prescrite, sauf reconnaissance de dette écrite par le locataire ou saisine de justice interrompant la prescription. La prescription est un moyen d’ordre public partiel : elle doit être invoquée par le locataire, le juge ne peut pas la soulever d’office.
Régularisation tardive : est-elle opposable au locataire ?
Une régularisation tardive reste opposable dans la limite des 3 ans, à condition que le décompte soit régulier et les justificatifs disponibles. En revanche, un locataire déjà parti peut refuser de communiquer sa nouvelle adresse, obligeant le bailleur à passer par un commissaire de justice pour la retrouver, ce qui alourdit le coût de la procédure. Retenir le dépôt de garantie au titre d’une régularisation tardive est possible, mais uniquement si le décompte est notifié dans les 2 mois suivant l’état des lieux de sortie.
⚠️ Information importante : Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique. Consultez un professionnel qualifié avant toute décision.
Questions fréquentes sur la régularisation et l’expulsion
Quel est le délai de régularisation des charges locatives ?
La régularisation doit intervenir au minimum une fois par an (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Le bailleur doit adresser au locataire, au moins 1 mois avant, le décompte par nature de charges et, pour les logements en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Les pièces justificatives (factures, contrats d’entretien, relevés de consommation) doivent être tenues à disposition pendant 6 mois à compter de l’envoi du décompte. En pratique, la régularisation intervient souvent au premier trimestre de l’année N+1, une fois que le syndic ou le bailleur dispose du solde des dépenses de l’année écoulée.
Quel est le délai de prescription pour la régularisation des charges locatives ?
La prescription est de 3 ans, en application de l’article 2224 du Code civil. Ce délai court à compter de la date à laquelle chaque solde annuel est devenu exigible. Un bailleur ne peut donc pas remonter au-delà de 3 années pour réclamer un rattrapage. Ce délai s’applique symétriquement : un locataire ayant versé des provisions excessives ne peut réclamer le trop-perçu que sur les 3 dernières années. Attention, la prescription doit être expressément invoquée par la partie qui en bénéficie, elle n’est pas relevée d’office par le juge.
Comment un locataire peut-il contester la régularisation des charges ?
Le locataire doit d’abord demander la consultation des justificatifs dans les 6 mois suivant l’envoi du décompte, en écrivant au bailleur par lettre recommandée. Il peut ensuite contester les postes non récupérables (hors décret de 1987), les charges prescrites (plus de 3 ans) ou celles insuffisamment justifiées. La contestation peut être portée devant la commission départementale de conciliation (gratuite, avis rendu en 2 mois), puis devant le tribunal judiciaire si aucun accord n’est trouvé. Tant que les factures ne sont pas produites, le locataire peut suspendre le paiement du solde contesté sans risque immédiat de procédure d’expulsion.
Que faire si le locataire refuse de payer les charges locatives ?
Le bailleur doit engager une procédure graduée : d’abord une relance amiable, puis une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception accompagnée du décompte et des justificatifs, en fixant un délai de 8 jours. Sans règlement, il peut saisir la commission départementale de conciliation, puis mandater un commissaire de justice pour délivrer un commandement de payer. Si la dette n’est pas réglée dans les 2 mois, la clause résolutoire est acquise et le bailleur peut assigner le locataire devant le tribunal judiciaire pour obtenir la résiliation du bail et l’expulsion.
Un solde de 420 € peut-il vraiment justifier une expulsion ?
En théorie oui, dès lors que la clause résolutoire du bail vise les charges impayées et que le commandement de payer reste infructueux 2 mois. En pratique, les juges du tribunal judiciaire apprécient la proportionnalité et refusent souvent la résiliation pour un solde isolé de faible montant, sauf mauvaise foi caractérisée du locataire (contestation dilatoire, refus persistant malgré justificatifs fournis). L’analyse jurisprudentielle montre que la résiliation est plus systématiquement prononcée à partir de 2 à 3 mois de loyer impayé cumulés, charges comprises.
Ce qu’il faut faire dès aujourd’hui
Votre locataire ne paie pas son solde de régularisation ? Envoyez tout de suite une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception : indiquez le montant dû, citez l’article 7 de la loi du 6 juillet 1989, joignez le décompte détaillé et donnez un délai de 8 jours pour payer. Gardez précieusement tous vos justificatifs (décomptes, factures, contrats d’entretien, relevés de consommation) : ils seront essentiels si vous allez devant le tribunal. Si vous êtes locataire, exigez les factures avant de payer et vérifiez que les charges figurent bien dans le décret du 26 août 1987. De part et d’autre, la commission départementale de conciliation reste la solution la moins onéreuse pour trancher avant de recourir à la justice.
